قوانین و مقررات

 

 

                                                                          

 

آژانس هواپیمایی

 

 

 

1)            آژانس هواپیمایی

 

فرآیندهای اجرایی آژانس مسافرتی قصر طلایی

 

با توجه به شروع فعالیت آژانس مسافرتی قصر طلایی  به جهت مشخص بودن گردش کار، فرآیندهای بشرح ذیل تعریف و لازم الاجرا می باشد ، بدیهی است این فرآیندها مناسب اجرا در دوره فعلی بوده و با گسترش کار آژانس تغییرات لازم با شرایط زمانی کار ضروری می باشد.

 

 

1-4-) فرآیند فروش بلیط :

 

1-1-4- فروش بلیط به دو طریق انجام خواهد شد :

 

1-1-1-4- فروش سیستمی(فروش ازطریق ایرلاینها طبق قراردادهای فی مابین با شرکتهای هواپیمایی)

 

2-1-1-4- فروش چارتری (فروش بلیطهای چارتر شده توسط آژانسها)

 

2-1-4- فروش بلیط از مرحله مراجعه درخواست کننده تا مرحله صدور سند حسابداری تابع فرآیند ذیل خواهد بود :

 

1-2-1-4- ثبت اطلاعات مسافر طبق پاسپورت یا شناسنامه که از طریق سیستم گابریل بر روی ایرلانهای ماهان ،  آسمان ، ایران ایر ، ایرتور و چاپ بلیط در 3 نسخه ( مسافر حسابداری در صورت نیاز بخش واریز)

 

2-2-1-4- صدور قبض دریافت صندوق جهت پرداخت وجه بلیط در 3 نسخه (توزیع نسخ 1- حسابداری آژانس 2- صندوق  3- واحد فروش)

 

درصورت استفاده از دستگاه پوز فیش صادره توسط دستگاه ضمیمه بلیط خواهد شد .

 

3-2-1-4- تهیه گزارش روزانه ایرلاین از فروش سیستمی . (مجری واحد فروش) گزارش روزانه سیستمی در پوشه ای جداگانه ذخیره می گردد تا درهنگام بستن سلز ضمیمه گردیده و به ایرلاین موردنظر ارسال گردد .

 

4-2-1-4- تهیه گزارش عملکرد فروش و کنسلیهای بلیط طی فرم گزارش فروش روزانه (در این فرم فروشهای سیستمی و چارتری و همچنین کنسلیها گزارش می شود.) (مجری واحد فروش )

 

5-2- 1-4- گزارش فروش اخذ شده از سیستم باید ضمیمه گزارش عملکرد واحد فروش گردد و پس از تائید واحد فروش به ضمیمه هم تحویل حسابداری گردد .(مجری :بصورت روزانه واحد فروش این گزارش را به حسابداری ارائه می نماید)

 

6-2-1-4- گزارش روزانه فروش توسط حسابداری کنترل میگردد به نحوی که ضمیمه گزارش عملکرد روزانه فروش باید :

 

1-      یک نسخه از بلیط فروخته شده

 

2-      قبض دریافت (یا تائید به حساب بدهکاری طرف حساب)

 

3-      گزارش فروش روزانه ایرلاین باشد .

 

لازم به ذکر است تمامی ایرلاینهای سیستمی هر روز گزارش فروش یا کنسلی روز قبل خود را بصورت خودکار پرینت می گیرند بجز ایرلاین ماهان که باید در هنگام پایان نیمه ماه میلادی از داخل سیستم گزارش 15 روزه را پرینت بگیریم و سپس با گزارش فروش سیستم حسابداری مورد مطابقت قرار گیرد تا اشتباهات احتمالی در صدور یا ذخیره بلیت مشخص گردیده و پس از رفع ایرادات گزارش برای ارسال به ایرلاین آماده گردد .

 

7-2-1-4- واحد صندوق نیز باید گزارش روزانه دریافت و پرداختهای روزانه خود را جهت کنترل و مقایسه با مدارک دریافتی از واحد فروش به حسابداری ارائه نماید .

 

8-2-1-4- حسابداری آژانس پس از اخذ مستندات و کنترل مدارک بصورت روزانه نسبت به ثبت سند حسابداری اقدام خواهد کرد .

 

9-2-1-4- حسابداری هر 15 روز باید نسبت به تهیه و ارسال گزارش ایرلاینها جهت نیمه هرماه میلادی اقدام نماید . بدیهی است واحد فروش نیز باید نیمه میلادی هر ماه  از ارائه کامل کلیه فروشهای بلیط به حسابداری اطمینان حاصل نماید .

 

 

 

2-4- ) فرآیند پرداختهای آژانس :

 

با توجه به اینکه پرداختهای آژانس فعلا توسط  خزانه هتل انجام می شود لذا فرآیند بشرح ذیل قابل اجرا می باشد:

 

1-2-4-    صورتحسابهای قابل پرداخت مربوط به خرید بلیط وغیره طی دو نسخه تهیه وبه ضمیمه قبض پرداخت می گردد. ( قبوض پرداخت باید به تائید واحد فروش و حسابداری آژانس رسیده باشد) (مجری واحد حسابداری آژانس )

 

2-2-4- برگه های صورتحساب به همراه قبض پرداخت که به تائید واحد فروش و حسابداری آژانس رسیده جهت پرداخت به واحد خزانه هتل ارسال خواهد شد . (مجری واحد حسابداری آژانس )

 

3-2-4-    واحد خزانه هتل بلافاصله پس از دریافت مستندات تائید شده نسبت به پرداخت اقدام و مدارک پرداخت را جهت آژانس ارسال و توسط ایمیل نیز اطلاع رسانی می گردد.

 

پس از انجام پرداختیهای ایرلاین ها مدارک پرداختی ارسالی از واحد خزانه توسط آژانس بایگانی خواهد شد. همچنین برای دریافت شارژ از سایت ماهان لازم است تا فیش پرداختی سلز نیمه قبل برای دفتر ماهان فکس گردد تا افزایش موجودی انجام پذیرد .

 

 

 

3-4- ) فرآیند استرداد و کنسلی بلیط  :

 

در صورت کنسلی بلیط و نیاز به استرداد وجه فرآیند بشرح ذیل اعمال خواهد شد :

 

1-3-4-         صدور قبض پرداخت به همراه کنسل کردن بلیط و ضمیمه نمودن لاشه بلیط کنسل شده به برگ پرداخت .(مجری واحد فروش آژانس)

 

2-3-4-          ارسال قبض پرداخت 3 نسخه ای به صندوق (خانم احمد زاده ) جهت تسویه کنسلی بلیط  . (مجری واحد فروش)

 

3-3-4-         پرداخت وجه کنسلی بلیط توسط صندوق (خانم احمد زاده ) و ارسال 2 نسخه دیگر قبوض به واحد فروش آژانس .

 

4-3-4-          ارائه اصل نسخه پرداخت به ضمیمه بلیط کنسل شده به واحد حسابداری توسط واحد فروش آژانس .

 

5-3-4-         در هنگام ارسال گزارش هر نیمه ماه میلادی برای ایرلاین ها میبایست مالیات تکلیفی آن نیز پرداخت گردد که مالیات تکلیفی عبارتست از    30%*(کمیسیون استرداد کمیسیون فروش)

 

مالیات تکلیفی به حساب سازمان امورمالیاتی کل کشور پرداخت میشود و قبض پرداختی همراه گزارش سلز بایگانی خواهد شد.

 

6-3-4-          درج کنسلی های بلیط در گزارش روزانه عملکرد فروش .(مجری واحد فروش)

 

در صورت نیاز به پرداخت اینترنتی و یا واریز به حساب کنسلی های بلیط این امر توسط واحد خزانه هتل طبق فرآیند بند (ب) انجام خواهد شد .

 

7-3-4-         کنسلی های بلیطهای سیستمی در 2 نسخه چاپ می گردد که یک نسخه برای گزارش روزانه حسابداری و نسخه دیگر در پوشه ای جداگانه برای ارسال به ایرلاین موردنظر ذخیره می گردد .

 

همچنین بدیهی است در بسیاری از موارد در صورت تمایل مسافر به تغییر روز یا زمان پرواز ، پس از ابطال بلیط با جریمه ای که نسبت به زمان ابطال مشخص می گردد ، بلیط جدید صادر گردیده و مسافرموظف است مبلغ خسارت بلیط کنسل شده را بصورت نقدی به آژانس یا صندوق پرداخت نماید .

 

8-3-4-         لازم به ذکر است قوانین مربوط به ابطال یا کنسلی بلیط در مورد بلیطهای سیستمی بوده و بلیطهای چارتری مستثنی هستند که اصطلاحاً به آنها غیرقابل استرداد گفته میشود .